Klarstellungen zum Reisekostenrecht

Seit dem 1. Januar 2014 gilt das neue Reisekostenrecht. Das Bundesfinanzministerium hat dazu schon mehrfach Details geregelt. Das bedeutet jedoch nicht, dass damit schon alle Fragen beantwortet wären. In einem neuen Schreiben hat das Ministerium nun in zwei Punkten Fragen der Wirtschaftsspitzenverbände beantwortet. Dabei geht es um die Arbeitnehmersammelbeförderung und um Snacks während einer Reise.

Mahlzeitengestellung: Bei der Reisekostenreform wurde auch die Behandlung der vom Arbeitgeber anlässlich einer Auswärtstätigkeit gestellten üblichen Mahlzeiten neu geregelt. Verpflegungsmehraufwendungen können nur dann geltend gemacht werden, wenn dem Arbeitnehmer tatsächlich Mehraufwand für die jeweilige Mahlzeit entstanden ist. Wird dem Arbeitnehmer dagegen vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine übliche Mahlzeit (Mahlzeiten mit einem Preis von bis zu 60 Euro inkl. Getränke und Umsatzsteuer) zur Verfügung gestellt, bleiben diese Mahlzeiten unversteuert und die Verpflegungspauschalen sind entsprechend zu kürzen. Die Kürzung beträgt 20 % der Tagespauschale für ein Frühstück und jeweils 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.

Reiseverpflegung: Zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten gehören auch die im Flugzeug, Zug oder auf einem Schiff mit der Beförderung unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten, sofern die Rechnung für das Ticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und von ihm erstattet wird. Die Verpflegung muss dabei nicht offen auf der Rechnung ausgewiesen sein. Lediglich wenn anhand des Beförderungstarifs oder anderer Faktoren feststeht, dass es sich um eine reine Beförderungsleistung handelt, bei der keine unentgeltlichen Mahlzeiten angeboten werden, liegt keine Mahlzeitengestellung vor. Arbeitgeber müssen dies ab dem 1. Januar 2015 zwingend beachten. Allerdings greift diese Vorgabe zur Reiseverpflegung nur, wenn tatsächlich aus steuerrechtlicher Sicht eine Mahlzeit vorliegt.

Mahlzeitendefinition: Mahlzeiten sind steuerlich alle Speisen und Lebensmittel, die der Ernährung dienen und die zum Verzehr während der Arbeitszeit oder im unmittelbaren Anschluss daran geeignet sind. Das umfasst also auch Vor- und Nachspeisen sowie Imbisse und Snacks. Entscheidend ist für die steuerrechtliche Würdigung aber nicht allein, dass dem Arbeitnehmer etwas Essbares vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird, sondern auch, ob es sich dabei um eine der im Gesetz genannten Mahlzeit handelt. So handelt es sich beispielsweise bei Kuchen, der anlässlich eines Nachmittagskaffees gereicht wird, nicht um eine der genannten Mahlzeiten und es ist keine Kürzung der Verpflegungspauschale vorzunehmen.

Knabbereien: Auch die auf Kurzstreckenflügen gereichten kleinen Tüten mit Chips, Schokowaffeln, Müsliriegeln oder anderen Knabbereien erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit und führen somit zu keiner Kürzung der Pauschalen. In der Praxis muss vorrangig der Arbeitgeber beurteilen, inwieweit die von ihm angebotenen Speisen an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten treten.

Sammelbeförderung: In der Lohnsteuerrichtlinie 2015 wurde der Passus zur Sammelbeförderung von Arbeitnehmern gestrichen, der als notwendige und damit steuerfreie Sammelbeförderung die Fälle nannte, in denen die Arbeitnehmer an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder verschiedenen Stellen eines weiträumigen Arbeitsgebiets eingesetzt werden. Die Streichung ist lediglich eine redaktionelle Folgeänderung, da die Steuerfreiheit der Sammelbeförderung von Arbeitnehmern mit ständig wechselnden auswärtigen Tätigkeiten und damit ohne erste Tätigkeitsstätte nun von der Steuerbefreiung für die Erstattung von steuerlich anerkannten Reisekosten durch den Arbeitgeber erfasst wird.